Apakah Anda mengelola penggajian di rumah atau dengan bantuan penyedia yang memenuhi syarat, sejumlah informasi rahasia dan sensitif terlibat dalam proses ini. Dari data karyawan seperti nomor dan alamat jaminan sosial hingga informasi bank individu atau bisnis, tanpa kebijakan penggajian yang bertanggung jawab dan langkah-langkah keamanan, informasi ini dapat dieksploitasi oleh penjahat dunia maya atau bahkan karyawan baru, yang sudah ada, atau yang akan pergi. Biaya dan kerusakan reputasi yang disebabkan oleh peristiwa semacam itu bisa signifikan dan tahan lama, itulah sebabnya penting untuk mengembangkan strategi untuk meminimalkan risiko tersebut.

Untuk menjaga bisnis dan karyawan Anda tetap terlindungi, ada sejumlah langkah utama untuk memastikan praktik terbaik penggajian pada tahun 2023 dan seterusnya. Dalam artikel ini, kami akan menguraikan tindakan yang dapat Anda ambil untuk menilai keamanan penggajian Anda saat ini, memperbarui kebijakan, dan menentukan apakah Anda memiliki perangkat lunak, sumber daya, dan mendukung kebutuhan bisnis Anda untuk tetap terlindungi dari potensi pelanggaran data.

Melakukan Audit Keamanan Penggajian

Tujuan dari setiap audit keamanan penggajian adalah untuk mengevaluasi dengan cermat proses dan sistem penggajian Anda saat ini untuk menentukan apakah bisnis Anda dan karyawannya rentan terhadap pelanggaran keamanan apa pun, baik secara internal atau dari luar penjahat dunia maya.

Siapa yang Anda libatkan dalam proses ini akan tergantung pada apakah Anda mengelola penggajian secara manual (in-house), bekerja dengan penyedia yang ada, ingin beralih ke penyedia baru, atau ingin mengalihdayakan penggajian ke penyedia yang memenuhi syarat untuk pertama kalinya. Secara umum, jika Anda mengelola bahkan sebagian dari proses penggajian Anda secara internal, yang terbaik adalah berbicara dengan staf penggajian Anda saat ini tentang apa yang mereka anggap sebagai kekuatan dan kelemahan dari pendekatan saat ini. Masalah dapat berkisar dari kurangnya pelatihan yang memadai, penggunaan perangkat lunak usang, penyimpanan dokumen fisik dengan keamanan rendah, atau kekhawatiran tentang kebijakan tertentu – seperti menggunakan cek kertas yang berisi informasi pribadi daripada setoran langsung. Jika perusahaan Anda memiliki departemen TI, mereka juga akan sangat cocok untuk mengomentari dan menilai potensi masalah keamanan yang terkait dengan proses penggajian saat ini.

Terakhir, jika bisnis Anda mengalami masalah keamanan atau pelanggaran di masa lalu, gunakan instans tersebut sebagai data historis untuk mengukur aspek mana dari proses Anda yang dapat ditingkatkan untuk menghindari masalah di masa mendatang.

Memperbarui kebijakan berdasarkan audit Anda

Audit menyeluruh yang dilakukan secara internal atau bekerja sama dengan penyedia penggajian baru Anda akan membantu Anda mengidentifikasi pembaruan kebijakan yang akan sangat meningkatkan keamanan proses penggajian Anda. Ini dapat mencakup beberapa atau semua hal berikut:

• Mengamanatkan pembaruan kredensial login setiap 60 hingga 90 hari. Dengan mewajibkan ini dari karyawan - di samping otentikasi multifaktor dan / atau pilihan kata sandi yang kuat - risiko akses yang tidak diinginkan ke platform penggajian Anda berkurang secara signifikan.
• Meningkatkan keamanan komputer, keamanan perangkat lunak & enkripsi. Apakah Anda memilih untuk mencadangkan data Anda ke sistem berbasis cloud, menerapkan firewall untuk mencegah akses yang tidak sah, atau meningkatkan enkripsi pada semua perangkat dan komputer perusahaan, salah satu atau semua keputusan ini dapat mengurangi kemungkinan pelanggaran keamanan.
• Mempromosikan setoran langsung melalui cek kertas. Pemeriksaan kertas lebih rentan terhadap insiden penipuan penggajian dan juga dapat mengekspos informasi sensitif, termasuk SSN, alamat karyawan, dan banyak lagi. Jika Anda terus membayar sebagian atau semua karyawan Anda menggunakan cek tercetak, informasi karyawan yang sensitif harus dihilangkan dari pembayaran di masa mendatang. Ingatlah bahwa meskipun negara bagian tertentu mengizinkan setoran langsung yang diamanatkan majikan, sebagian besar memerlukan pendaftaran sukarela oleh seorang karyawan.
• Nonaktifkan akses dengan cepat untuk karyawan yang berangkat. Sayangnya, tindakan penipuan penggajian lebih mungkin terjadi sekitar waktu pemisahan pekerjaan. Pastikan bahwa setiap akses karyawan yang berangkat ke perangkat lunak penggajian Anda dinonaktifkan dan kata sandi yang relevan diubah atau diatur ulang segera setelah pemutusan hubungan kerja atau pengunduran diri telah diselesaikan.
• 
  
• 
  

Memilih Perangkat Lunak Berkualitas Tinggi & Memprioritaskan Pelatihan

Praktik terbaik inti lainnya adalah memilih perangkat lunak penggajian berkualitas tinggi dan keamanan tinggi yang menyederhanakan pemrosesan penggajian untuk Anda dan karyawan Anda. Setelah Anda mengidentifikasi sistem penggajian yang mampu berintegrasi dengan fungsi SDM lainnya (ketepatan waktu, penjadwalan, administrasi tunjangan, dan lainnya), Anda harus menawarkan pelatihan berkelanjutan yang membuat karyawan Anda tetap mendapat informasi tentang bagaimana mereka dapat melindungi informasi pribadi mereka saat menggunakan sistem penggajian. Ini dapat mencakup langkah-langkah sederhana seperti keluar secara konsisten setelah menggunakan sistem atau memberi tahu karyawan tentang pembaruan perangkat lunak/platform Anda, terutama jika mereka menggunakan perangkat lunak di beberapa perangkat. Jika Anda bekerja dengan penyedia penggajian yang memenuhi syarat, mereka harus dapat mengotomatiskan pembaruan di seluruh perangkat perusahaan secara real time.

Terakhir, saat Anda mempertimbangkan praktik terbaik untuk manajemen penggajian internal, ingatlah bahwa banyak pelanggaran data dan keamanan internal dapat dicegah melalui kebijakan berikut:

• Membatasi akses penggajian khusus untuk karyawan yang harus menggunakan perangkat lunak sebagai bagian penting dari tanggung jawab pekerjaan mereka. Jika memungkinkan, membagi tugas penggajian antara beberapa karyawan juga merupakan ide yang baik - tidak hanya untuk mendelegasikan tanggung jawab, tetapi untuk mengurangi kemungkinan tindakan penipuan internal.
• Melakukan pemeriksaan latar belakang secara menyeluruh ketika mempertimbangkan pelamar baru atau membuat tawaran pekerjaan bersyarat. 
• Mengamankan setiap dan semua dokumen penggajian kertas. Jika bisnis Anda masih menggunakan pendekatan berbasis kertas, ini dapat menyebabkan peningkatan kerentanan (akses ilegal) ke informasi karyawan jika tidak diamankan dengan benar dan teratur oleh staf penggajian.
• 
  

Nikmati Penggajian yang Efisien dan Aman dengan “PeopleShape HRIS”

Mengelola pemrosesan penggajian di rumah bisa menjadi proses yang memakan waktu, mahal, dan rumit. Selain memantau keakuratan pembayaran dan pemotongan, pengusaha juga ditugaskan untuk menjaga sistem penggajian tetap aman dan sesuai hukum dengan undang-undang perburuhan lokal, negara bagian, dan federal. Itulah mengapa “PeopleShape” menawarkan solusi penggajian komprehensif yang mudah diintegrasikan dengan fungsi HCM lainnya, memungkinkan Anda untuk fokus secara eksklusif pada misi dan pertumbuhan bisnis Anda. Hubungi kami hari ini untuk memberi tahu kami bagaimana kami dapat mendukung pekerjaan Anda. “KLIK DISINI” Untuk konsultasi GRATIS!.