Menerima pembayaran tepat
waktu sangatlah penting untuk kesehatan keuangan perusahaan Anda. Disinilah
otomatisasi account receivable memainkan peran penting dalam memastikan
kesuksesan Anda.
Otomatisasi account receivable
adalah alat yang dapat membantu tim piutang bekerja secara efisien dengan
mengotomatiskan tugas berulang. Hal ini termasuk:
1. Mengingatkan
pelanggan pada faktur yang belum dibayar secara manual.
2. Mencetak
ribuan transaksi dalam hard copy.
3. Menghubungi
pelanggan secara langsung, saat mencapai tanggal jatuh tempo pembayaran.
Dengan menangani beberapa
masalah ini, otomatisasi account receivable dapat mempercepat proses akuntansi
dan keuangan yang sebelumnya manual. Solusi ini dapat membantu menghindari
kesalahan faktur dalam operasi account receivable yang rumit.
Apa itu Otomatisasi Account
Receivable?
Menjual produk serta layanan,
dan mendapatkan pembayaran tepat pada waktunya adalah dua aspek penting dalam
menjalankan bisnis. Untuk memfasilitasi penjualan, perusahaan dapat memberikan
kredit kepada pelanggan yang nantinya akan ditagih sesuai dengan waktu yang
ditetapkan. Dengan tidak adanya pembayaran produk atau jasa tersebut dalam
jangka waktu yang ditentukan, perusahaan akan kehilangan sejumlah uang tunai
yang seharusnya bisa digunakan untuk biaya operasional perusahaan.
Pada dasarnya, otomatisasi
account receivable adalah cara untuk mengotomatiskan tugas berulang untuk
membantu bisnis mendapatkan modal yang harus dibayar oleh pelanggan.
Otomatisasi account receivable membuat pemrosesan faktur pelanggan dalam jumlah
yang besar menjadi lebih mudah. Selain itu, perusahaan dapat menghemat banyak
waktu saat mengumpulkan pembayaran.
Software otomatisasi account
receivable juga dapat membantu bisnis dalam meningkatkan proses billing dan
collection. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa pelanggan membayar layanan
atau produk yang mereka gunakan sesuai dengan ketentuan waktu yang ditetapkan.
Studi menunjukkan bahwa
perusahaan yang beralih dari manual ke otomatisasi mengalami peningkatan dalam
Days Sales Outstanding (DSO)– yaitu rata-rata dari jumlah hari yang perusahaan
butuhkan untuk menerima pembayaran setelah penjualan. Hal ini dapat memiliki
efek menguntungkan pada pendapatan dan profitabilitas perusahaan.
Pendapatan bersih dan arus kas
perusahaan pun dapat memperoleh manfaat dari prosedur penagihan dan pembayaran
yang lebih tepat. Sementara itu dari segi kepatuhan, otomatisasi account
receivable menyediakan data berharga saat menyiapkan pelaporan keuangan sesuai
peraturan.
Sistem Akuntansi dan Keuangan
Modern
Otomatisasi account receivable
lebih dari sekadar software.
Software ini dapat melacak berbagai pembayaran, mencocokkan faktur dengan pesanan penjualan, dan memantau kartu kredit yang kadaluarsa. Bisnis dapat menetapkan insentif dan biaya untuk pembayaran lebih awal guna mencegah biaya keterlambatan. Basis data dari account receivable-lah yang memungkinkan bisnis mengetahui bagaimana faktur dan pembayaran berkembang dan mengirimkan pesan otomatis ke pelanggan.
Setelah proses disederhanakan, Anda pun akan menerima pembayaran segera dan mempertahankan arus kas yang solid.
Bagaimana Otomatisasi Account
Receivable Bekerja?
Cara bisnis bekerja mungkin
berbeda antara satu dan yang lainnya. Namun, otomatisasi membuat tiga bagian
utama piutang tetap sama: mengirimkan faktur, menagihkan pembayaran, dan
pencocokan transaksi.
Manajemen Koleksi
Ketika sebuah perusahaan gagal
menagih hutang dari debiturnya dalam jangka waktu tertentu, hal tersebut dapat
dikatakan sebagai hutang yang buruk. Padahal setiap hutang yang Anda kumpulkan
akan direklasifikasi sebagai piutang untuk memastikan arus kas yang
berkelanjutan. Namun saat menerima pembayaran lebih lama, arus kas Anda menjadi
kurang stabil. Dengan kata lain, ada gangguan modal.
Jika Anda ingin mendapatkan
pembayaran dari pelanggan secara rutin, maka tim penagihan Anda harus
memperlakukan hal tersebut secara konsisten. Oleh karena itu, sangat penting
bagi Anda untuk beradaptasi dengan sistem yang dapat memberikan nilai. Hal ini
akan sangat berguna bagi perusahaan Anda, karena nantinya arus kas perusahaan
Anda dapat berputar secara sehat.
E-Invoicing
Hal yang paling penting dari
proses piutang adalah mengumpulkan uang pelanggan yang terutang ke bisnis.
Langkah pertama adalah mengirim faktur ke pelanggan. Faktur ini dibuat secara
otomatis dengan otomatisasi account receivable, dan dikirim secara digital
dalam hitungan detik. Jika PPN atau pajak penjualan berlaku, sistem otomatis
ini akan menghitung tarif pajak untuk setiap transaksi agar dapat mengumpulkan
jumlah pajak yang tepat.
Aplikasi Tunai
Mengotomatiskan proses A/R
berguna untuk mengurangi jumlah entri data manual yang diperlukan. Hal ini
dapat membantu bisnis Anda menghasilkan lebih banyak pendapatan. Fungsionalitas
ini mengurangi waktu yang diperlukan dalam penggunaan uang tunai untuk membuka
faktur. Siklus order-to-cash perusahaan Anda pun akan mendapatkan manfaat dari
peningkatan ini.
Manfaat dari Otomatisasi
Account Receivable
Sederhanakan Alur Kerja Anda
Otomatisasi account receivable
dapat mengurangi waktu yang dihabiskan oleh karyawan untuk setiap faktur dan
pengoptimalan alur kerja. Tim account receivable Anda pun bisa lebih fokus
untuk menangani pembayaran yang terlambat dan memperkirakan arus kas. Dengan
kata lain, menghilangkan tugas manual dan berulang ini memungkinkan karyawan
untuk lebih berkonsentrasi pada pekerjaan penting lainnya yang dapat memastikan
kesuksesan bisnis.
Kepatuhan
Melayani klien global dapat
menjadi hal yang menakutkan, karena banyaknya undang-undang lokal yang harus
dipatuhi. Dalam situasi ini, solusi otomatisasi A/R dapat membantu Anda untuk
menyesuaikan aturan tersebut. Solusi ini memberikan Single Point of Contact
(SPoC) yang nantinya akan memberikan informasi valid untuk penagihan global,
dan memungkinkan Anda membayar di pasar yang berbeda.
Meningkatkan Pelayanan kepada
Pelanggan
Jika Anda secara konsisten
mengirimkan faktur yang akurat, klien Anda akan lebih percaya pada bisnis Anda.
Sebaliknya, perusahaan yang sering mengirimkan dokumen yang salah, terkesan
tidak profesional sekaligus menciptakan pekerjaan tambahan untuk semua orang.
Terlepas dari media digital pilihan pelanggan, membantu pelanggan Anda secara
efektif akan sangat mudah dilakukan dengan bantuan otomatisasi account
receivable.
Memfasilitasi Arus Kas
Saat Anda menghemat waktu
dalam alur kerja, Anda dapat mengirim faktur lebih cepat. Survei tahun 2021
menunjukkan bahwa 62% bisnis yang mengotomatiskan account receivable mereka
mengalami penurunan DSO. Ini menghasilkan pembayaran yang lebih cepat dan
perputaran arus kas yang sehat. Pendapatan arus masuk dan keluar yang lebih
baik ini memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan Days-Sales-Outstanding
(DSO).
Meningkatkan Pelaporan
Otomatisasi account receivable
melaporkan status pembayaran pelanggan secara real-time dan membantu melacak
account receivable aging. Account receivable aging ini merupakan metode untuk
mengkategorikan piutang pelanggan yang belum dibayar berdasarkan waktu
tunggakannya. Dengan otomatisasi account receivable, Anda dapat memantau hal
tersebut secara akurat.
Ayo konsultasikan mengenai kebutuhan ERP diperusahaan Anda pada
kami ahlinya, atau hubungi kami “KLIK DISINI” untuk berkonsultasi secara
GRATIS!.