Apa itu Methodology ASAP?
Accelerated
SAP (ASAP) Methodology adalah pendekatan yang direkomendasikan SAP untuk
mengimplementasikan software ERP di perusahaan. Pengalaman SAP dalam membuat
dan mengimplementasikan software ERP di berbagai jenis perusahaan menghasilkan
sebuah best practice yang telah teruji keberhasilannya berdasarkan pengalaman
yang mereka miliki. ASAP Methodology membantu agar implementasi SAP memberikan
hasil yang efektif, efisien dan optimal terutama dalam hal waktu, biaya,
kualitas, kesesuaian dengan kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada.
Implementasi
SAP merupakan proyek yang cukup besar dan memiliki resiko yang tinggi.
Keberhasilan dan kesesuaian implementasi SAP dengan kebutuhan bisnis merupakan
hal yang harus dipenuhi. Apalagi implementasi dan operasional SAP memerlukan
biaya yang sangat besar. Oleh karena itu, proses-proses yang dilakukan dari
hulu ke hilir harus berjalan secara maksimal.
ASAP
Methodology memiliki 5 fase, yaitu:
1.
Project
Preparation
2.
Business
Blueprint
3.
Realization
4.
Final
Preparation
5.
Go-Live
and Support
Penjelasan
lebih mendalam dari fase-fase tersebut akan dijelaskan di bawah ini.
Project
Preparation
Dalam
fase ini, perusahaan dan bagian terkait membuat perencanaan awal dan persiapan
implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
Goal
Setting.
Menentukan
goal dan objectives (tujuan) dari proyek implementasi SAP. Perlu diingat bahwa
ekspektasi perusahaan juga perlu dicatat karena perusahaan pasti memiliki
ekspektasi besar yang harus diwujudkan ketika melakukan sebuah proyek besar.
Implementation
Strategy
Menentukan
dan memperjelas scope implementasi SAP serta membangun organisasi proyek atau
komite yang dibutuhkan sekaligus pengalokasian sumber daya di dalamnya.
Implementation
Sequence
Menentukan
urutan langkah yang akan dilakukan.
Team
Membentuk
tim proyek, konsultan atau tim lain yang dibutuhkan.
Sign
Off
Mendokumentasikan
tahap Project Preparation dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui
oleh perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.
Business
Blueprint
Fase
ini bertujuan untuk menyamakan persepsi dan pandangan tentang bagaimana
perusahaan akan mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnis. Dalam
fase ini, tim proyek akan melakukan identifikasi untuk mengetahui proses bisnis
yang dilakukan perusahaan. Hasil dari proses ini adalah dokumentasi mengenai
proses bisnis yang dilakukan perusahaan beserta improvement yang akan dilakukan
dengan implementasi SAP. Tahapan ini sangat penting karena sangat menentukan
keberhasilan implementasi SAP. Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
Scope
Document
Tim
proyek mengidentifikasi keseluruhan proses bisnis yang ada dengan kuesioner
atau metode lainnya sebagai media komunikasi dengan bagian-bagian yang ada di
perusahaan.
As
Is
Tim
proyek mengerti dan memahami proses bisnis yang dilakukan perusahaan (current
state).
To
Be
Memetakan
proses bisnis ke dalam sistem SAP serta menentukan kondisi yang diharapkan
(future state) setelah implementasi SAP berdasarkan kondisi As Is dan tujuan
yang ditentukan di awal.
Gap
Analysis
Mencari
perbedaan atau jarak antara kondisi perusahaan saat ini (As Is) dengan kondisi
perusahaan yang diharapkan setelah implementasi SAP (To Be). Jarak atau
perbedaan yang disebut gap ini kemudian dianalisa untuk mendapatkan
langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai kondisi To Be.
Sign
Off
Mendokumentasikan
tahap Business Blueprint dan memastikan tahap-tahap diatas harus disetujui oleh
perusahaan dan tim proyek sebelum melangkah ke tahapan berikutnya.
Realization
Fase
ini bertujuan untuk mengimplementasikan SAP berdasarkan kebutuhan dan proses
bisnis yang terdapat di Business Blueprint. Fase ini memiliki dua tahap yang
perlu dilakukan, yaitu:
Baseline
Configuration (major scope)
Tim
konsultan mengkonfigurasi sistem dasar atau baseline system.
Final
Configuration (remaining scope)
Tim
proyek melakukan penyesuaian dan penyempurnaan (fine-tune) untuk memastikan
pemenuhan kebutuhan bisnis perusahaan sesuai perencanaan yang telah dilakukan.
Biasanya,
para functional dan ABAP developer bekerja pada fase ini.
Final
Preparation
Fase
ini dilakukan sebagai persiapan akhir sebelum sistem SAP siap digunakan (Go
Live). Hal-hal yang perlu dilakukan adalah:
1.
Unit
Testing
2.
Integration
Testing
3.
User
Acceptance Testing
4.
Uji
coba lain yang perlu dilakukan sesuai kebutuhan perusahaan.
5.
Jika
terdapat sistem lama yang digunakan, maka migrasi data dari sistem lama ke sistem
SAP dilakukan pada tahap ini. Pengguna juga harus diberi pelatihan untuk
menggunakan sistem SAP ini.
Go
Live and Support
Fase
ini ditandai dengan dimulainya penggunaan SAP di perusahaan. Sistem perlu
dimonitor untuk mengetahui dan mengantisipasi permasalahan-permasalahan yang
mungkin terjadi sehingga bantuan (support) dapat dilakukan dengan segera.
Selain itu, kegiatan optimalisasi sistem perlu dilakukan agar sistem menjadi
semakin handal.
Keuntungan
Methodology ASAP ?
Methodologi ASAP mencakup siklus lengkap suatu project management mulai
dari perencanaan ,manajemen dan implementasi. Metode ini juga berfungsi sebagai
panduan untuk Manajemen Proses Bisnis serta berorientasi pada layanan. Berikut
ini akan dijelaskan keuntungan dari ASAP Metodoloy antara lain :
· Methodology ini berorientasi terhadap konsep transparansi artinya semua proses yang dijalankan didalam nya berdasarkan fakta dan pemaparan setap poin secara terperinci sehingga operasi bisnis dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Selain itu, juga membantu mengurangi biaya pelaksanaan, waktu dan risiko.
· Dengan menerapkan seluruh proses operasional serta penyelenggaraan manajemen proyek yang terorganisir dengan baik dapat membantu dalam memberdayakan pengetahuan mengenai manajemen bisnis.
· ASAP menggunakan informasi yang didasarkan pada pengalaman masa lalu. Oleh karena itu, dengan cara ini, methodology ini juga bertindak seperti peta yang menunjukkan gambaran lengkap siklus proyek.
· Methodology ini juga membantu dalam menciptakan lebih banyak peran pekerjaan yang mungkin diinginkan seseorang dan memberikan kerangka kerja yang dapat dikerjakan.
· Meningkatkan produktivitas dengan mengarahkan pihak pihak yang terlibat, melakukan manajemen risiko serta merencanakan planning untuk komunikasi yang lebih baik.
Begitulah pemaparan mengenai
ASAP methodology dalam pengimplementasian SAP.
Sebelum kita
mengimplementasikan sistem SAP ini, ada baiknya pelajari lebih lanjut tentang
tahapan implementasi atau methodology yang digunakan. Sekian Terimakasih
