Pada artikel ini, Anda akan belajar tentang 8 kesalahan penggajian yang merugikan sebagian besar perusahaan.

Kesalahan penggajian menyebabkan waktu yang terbuang dalam SDM dan ketidakpuasan karyawan. Hanya 1 digit yang salah dalam perhitungan penggajian dapat mengakibatkan konsekuensi bencana.

Masih ada lagi. Kesalahan penggajian berdampak negatif pada profitabilitas, terutama selama Pengunduran Diri Hebat dan resesi ekonomi ketika menemukan, mempertahankan, dan memotivasi talenta yang tepat bisa sangat sulit.

Kesalahan penggajian: psikologi hari gajian dan dampaknya terhadap bisnis Anda

Hari gajian lebih dari sekadar tugas keuangan dan transfer bank. Mereka dapat membangkitkan emosi dari kedinginan yang menyenangkan dan kegembiraan hingga kekecewaan yang pahit. Tidak heran: mencari nafkah adalah alasan utama kebanyakan orang mencari pekerjaan berbayar.

Akibatnya, hari pembayaran:

·      Memiliki konsekuensi psikologis yang signifikan

·      Memotivasi perilaku karyawan

·      Mempengaruhi persepsi karyawan tentang tempat kerja mereka

·      Mempengaruhi kepuasan dan retensi karyawan

Bayangkan ini: Anda membayar karyawan Anda terlambat atau membayar lebih rendah karena kesalahan. Jika (kurangnya) pendapatan karyawan Anda memengaruhi keamanan mereka, itu akan memengaruhi produktivitas mereka . Mereka bahkan dapat mempertimbangkan untuk mengubah pekerjaan mereka.

Oleh karena itu, demi kepentingan Anda karyawan Anda puas dengan apa yang mereka bayar dan bagaimana mereka dibayar.

8 kesalahan penggajian terbesar

Sebagian besar kesalahan penggajian diakibatkan oleh pemrosesan penggajian yang buruk (memasukkan data ke perangkat lunak penggajian, menghitung upah, memproses pajak penggajian, dan sebagainya).

Singkatnya, pemrosesan penggajian adalah tentang memastikan karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu . Sayangnya, ini bukanlah sesuatu yang dapat dilakukan dengan benar oleh pemberi kerja setiap saat dan/atau dalam setiap kasus.

Kesalahan penggajian #1: membuang-buang waktu dan uang untuk pemrosesan penggajian manual

Bayangkan jika tenaga penjualan menghabiskan banyak waktu untuk memproses pesanan dan mengelola dokumen alih-alih mengejar penjualan. Tidak butuh waktu lama untuk melihat dampaknya pada keuntungan perusahaan.

Sekarang pertimbangkan departemen SDM & Penggajian dan bayangkan:

·      Ratusan file, hard copy, dan spreadsheet disimpan di banyak tempat

·      Perubahan konstan: rotasi karyawan, perubahan tarif gaji, kontrak baru, amandemen, dan pemutusan hubungan kerja

·      Perhitungan yang rumit, seperti menghitung upah lembur dan bonus

·      Data karyawan hilang

·      Pekerjaan manual tanpa henti yang menghabiskan terlalu banyak waktu dan sumber daya

Selamat datang di dunia SDM dan penggajian di banyak organisasi.

Memasukkan, memverifikasi, dan mengelola data penggajian secara manual itu membosankan dan menghabiskan waktu. Sayangnya, dampak dari pekerjaan manual yang berlebihan ini mungkin lebih sulit dikenali dibandingkan angka-angka sulit di departemen penjualan.

Kenyataannya adalah SDM Anda harus fokus pada hal-hal yang penting: karyawan Anda. HR harus fokus membangun tempat kerja yang lebih bahagia di mana "pergantian karyawan" terdengar seperti kata asing.

Oleh karena itu, untuk mengurangi pekerjaan manual dan dokumen di SDM, pertimbangkan untuk membuat file induk penggajian untuk otomatisasi. Ini akan membebaskan waktu untuk aktivitas SDM strategis dan meningkatkan keterlibatan karyawan.

Kesalahan penggajian #2: salah menghitung gaji dan salah mengklasifikasikan karyawan

Hari ini, kami semakin berurusan dengan transfer gaji yang lebih rumit daripada transfer bulanan biasa. Akibatnya, jauh lebih mudah untuk membuat kesalahan penggajian daripada sebelumnya.

Pertimbangkan kerumitan penghitungan:

·      Bayar untuk pekerja lepas, karyawan per jam, atau pekerja garis depan yang mendapatkan jumlah yang berbeda pada waktu yang berbeda

·      Bonus, upah lembur, komisi, potongan, dan liburan

·      Pembayaran fleksibel saat karyawan menginginkan akses ke penghasilan mereka kapan pun mereka membutuhkannya

Dalam kasus penggajian yang rumit, banyak hal yang bisa salah. Sayangnya, seringkali hanya dibutuhkan 2 kesalahan penggajian bagi seorang karyawan untuk mulai mencari pekerjaan lain.

Salah menghitung gaji dapat mengakibatkan:

·      Ketidakpuasan karyawan dan hilangnya kepercayaan di tempat kerja

·      Keterlibatan dan retensi karyawan rendah

·      Biaya tinggi

·      Reputasi buruk: dianggap sebagai pemberi kerja yang tidak stabil secara finansial dengan manajemen (penggajian) yang buruk

·      Kesulitan dalam menarik bakat baru

Namun, perusahaan membayar karyawannya terlambat dan/atau salah adalah hal biasa.

Berdasarkan survei oleh SD Worx:

·      44% dari 4.000 karyawan Eropa yang disurvei telah dibayar terlambat oleh majikan mereka

·      Hampir setengah dari mereka yang terlambat membayar juga dibayar tidak benar

·      Hampir 80% karyawan yang telah dibayar salah mengidentifikasi masalahnya sendiri

·      44% responden akan mempertimbangkan untuk berhenti dari pekerjaan mereka setelah dibayar secara tidak benar

Sekarang perhatikan fakta-fakta ini:

·      49% pekerja AS akan mulai mencari pekerjaan baru setelah hanya mengalami 2 masalah dengan gaji mereka (The Workforce Institute, Kronos Incorporated).

·      Hanya dibutuhkan 1 digit yang salah dalam perhitungan penggajian untuk menghasilkan cek gaji yang tidak akurat dan potensi kesalahan pajak.

Kesalahan klasifikasi karyawan adalah kesalahan penggajian umum dan mahal lainnya, terutama saat bekerja dengan pekerja lepas atau kontraktor independen.

Kesalahan klasifikasi karyawan dapat:

·      Mempengaruhi gaji dan tunjangan karyawan

·      Biaya pemerintah, yang dapat mengakibatkan audit

Kesalahan penggajian #3: membuang-buang waktu dan uang untuk memperbaiki kesalahan penggajian

Sebagian besar majikan mengetahui situasi ini. Pekerja mengklaim bahwa mereka tidak menerima cukup uang. Mungkin Anda melakukan kesalahan penggajian: maka Anda perlu memperbaikinya. Atau mungkin tidak, mungkin karyawan Anda salah: maka Anda perlu memeriksanya.

Intinya: bisnis tidak dapat mentolerir pembayaran yang salah dan penggajian yang buruk. Pertama, memeriksa dan mengoreksi kalkulasi Anda bisa memakan biaya dan waktu. Kedua, karyawan Anda yang mengidentifikasi sendiri kesalahan penggajian adalah tanda bahaya:

·      Bagaimana jika banyak karyawan yang dibayar secara tidak benar dan tidak menyadarinya?

·      Bagaimana jika mereka menemukan kesalahan setelah beberapa bulan?

·      Seberapa besar kemungkinan mereka ingin tetap bersama majikan mereka?

Jika terjadi kesalahan penggajian, perbaiki segera sehingga Anda meminimalkan ketidakpuasan karyawan dan menghindari hukuman. Sayangnya, organisasi berkinerja rendah membutuhkan waktu sekitar 5-10 hari untuk menyelesaikan kesalahan penggajian (APQC).

Tapi mengapa mengambil waktu berharga Anda untuk menyelesaikan kesalahan penggajian alih-alih mencegahnya terjadi?

Dengan perangkat lunak penggajian yang tepat , tim penggajian dapat mengidentifikasi masalah yang dapat berdampak negatif terhadap penyelesaian siklus penggajian. Dengan cara ini, mereka dapat menyelesaikannya sebelum penggajian dijalankan.

Perangkat lunak penggajian membantu untuk:

·      Minimalkan risiko kesalahan manusia/perhitungan, entri ganda, dan keterlambatan dalam pemrosesan penggajian

·      Simpan tim Anda dari kerumitan memperbaiki kesalahan

·      Kurangi biaya penggajian yang ada

·      Membuat rekomendasi bisnis yang terinformasi berdasarkan data dan laporan yang akurat

Kesalahan penggajian #4: fleksibilitas sistem penggajian Anda rendah

Proses penggajian relatif mudah ketika karyawan dengan kontrak tetap menerima gaji yang sama setiap bulan. Namun, kasus penggajian yang lebih kompleks meningkat. Mereka sangat umum di startup yang tumbuh cepat dan di sektor ekonomi pertunjukan (alias kerja platform digital).

Kasus penggajian yang kompleks membutuhkan sistem yang fleksibel dan teknologi modern yang mampu menangani banyak variabel dan memproses data penggajian yang cepat berubah. Yang mengatakan:

Pertimbangkan ini. Fleksibilitas adalah faktor utama yang dapat mencegah karyawan meninggalkan perusahaan. Dengan demikian, banyak pemberi kerja mengutip tempat kerja yang fleksibel sebagai strategi retensi teratas mereka. Mereka sudah mulai bereksperimen dengan berbagai solusi untuk mengatasi kekurangan tenaga kerja.

Misalnya, untuk membuat pekerjaan lebih menarik, beberapa pengecer menawarkan untuk membayar pekerja toko setiap hari daripada setiap minggu. Untuk memberikan pembayaran yang fleksibel seperti itu, solusi penggajian yang fleksibel adalah suatu keharusan.

Fleksibilitas juga diperlukan saat perusahaan berkembang secara global dan mempekerjakan karyawan jarak jauh . Melacak peraturan ketenagakerjaan terbaru, pajak, dan perubahan kebijakan di berbagai negara dapat membuat Anda pusing. Terutama ketidakpatuhan atau pengarsipan yang salah dapat mengakibatkan denda dan hukuman.

Oleh karena itu, Anda memerlukan sistem yang cerdas dan fleksibel untuk memastikan Anda tetap patuh dalam situasi non-standar dan setiap saat. Misalnya, dengan pengajuan dan pembaruan pajak otomatis, Anda akan merasa yakin pajak Anda diajukan dengan benar dan tepat waktu.

#5 kesalahan penggajian: tidak ada tenggat waktu penggajian

Tetap di atas tenggat waktu terkait penggajian sangat penting. Tidak ada perusahaan yang ingin dipusingkan dengan membayar gaji atau pajak gaji. Namun, melewatkan tenggat waktu seperti itu lebih umum daripada yang Anda kira.

Jadi pertama, Anda harus membayar karyawan Anda tepat waktu . Jika mereka tidak menerima uang hasil jerih payah mereka secara konsisten dan seperti yang diharapkan, mereka akan kehilangan kepercayaan pada perusahaan Anda dan akan mempertimbangkan untuk berhenti.

Apakah Anda mempekerjakan pekerja lepas dan pekerja pertunjukan lainnya ? Ingatlah bahwa ini adalah pemecah kesepakatan bagi banyak pekerja pertunjukan jika mereka tidak segera dibayar. Efektivitas proses penggajian memiliki dampak yang sangat besar terhadap hal itu.

Solusi penggajian RC Electronic, CV dapat menguntungkan sektor pertunjukan dan secara signifikan mengurangi waktu tunggu pembayaran. Karena likuiditas keuangan penting bagi semua karyawan, hal ini secara signifikan meningkatkan kepuasan karyawan.

Kedua, hati-hati dengan tenggat waktu pajak yang terlewat . Misalnya, setelah satu tahun memproses pembayaran dan pajak, Anda harus mengirimkan semua formulir pajak yang diperlukan kepada karyawan.

Gagal melakukannya tepat waktu bukan hanya merepotkan karyawan. Ini juga dapat menghabiskan banyak uang dan masalah hukum bagi bisnis Anda. Anda tidak ingin mengambil risiko.

Anda juga harus membayar tarif pajak yang benar dan ingat bahwa tarif tersebut dapat berubah.

Kesalahan penggajian #6: manajemen catatan penggajian yang buruk

Catatan penggajian adalah semua dokumen dan data yang terkait dengan pembayaran karyawan, seperti formulir pemotongan, pajak gaji, jam kerja, upah kotor, tingkat pembayaran, tunjangan, potongan, atau waktu istirahat.

Setiap catatan penggajian karyawan harus mencakup dokumen-dokumen berikut*:

 

·      Informasi umum (nama karyawan, tanggal lahir, alamat, pekerjaan, dll.)

·      Nomor asuransi nasional/jaminan sosial

·      Formulir pemotongan pajak

·      Semua formulir terkait pekerjaan yang diperlukan

·      Catatan waktu dan kehadiran

·      Total jam kerja dalam kerangka waktu tertentu

·      Sejarah waktu istirahat

·      Upah

·      Upah tambahan, seperti komisi, pembayaran bonus, penghasilan lembur

·      Slip gaji

·      Informasi penggantian biaya

·      Informasi manfaat dan potongan

·      Kontribusi pemberi kerja

·      Dokumen penghentian (jika berlaku)

·      Informasi gaji terakhir

* Daftar ini tidak lengkap.

Majikan harus menyimpan catatan penggajian untuk setiap karyawan. Memiliki catatan yang tidak lengkap atau tidak akurat adalah kesalahan yang merugikan. Anda berisiko salah menghitung gaji, salah mengklasifikasikan karyawan, dan banyak lagi.

Sayangnya, mengelola catatan karyawan tidaklah mudah. Tempat kerja dengan rotasi karyawan yang tinggi mungkin mengetahui rasa sakit ini dengan sangat baik. Memasukkan dan memperbarui data penggajian secara manual adalah cerita yang tidak ada habisnya . Ada juga risiko lain: kesalahan yang dapat mengakibatkan penalti yang mahal dan akibat lainnya.

Menariknya, banyak perusahaan masih menyimpan salinan kertas atau spreadsheet. Tapi jujur ??saja: mereka tidak terlalu praktis . Selain itu, mereka bisa berakhir di tangan yang salah. Akses tidak sah ke data penggajian dapat mengakibatkan perusahaan Anda kehilangan uang, klien, dan reputasi.

Perangkat lunak SDM dan penggajian yang tepat akan membantu Anda:

·      Akses semua dokumen yang Anda butuhkan di satu tempat (kapan saja, di mana saja)

·      Atur catatan penggajian Anda dan temukan informasi dengan mudah

·      Unduh laporan yang dipilih dengan sekali klik

·      Amankan data Anda, terutama informasi sensitif dan rahasia

·      Cegah banyak kesalahan, seperti kesalahan perhitungan penggajian

·      Tetap teratur dan patuh

·      Amankan organisasi Anda jika terjadi audit di masa mendatang

Kesalahan penggajian #7: memiliki proses penggajian yang buruk

Bisnis berjuang untuk mempertahankan karyawan karena gaji yang buruk, yang berkontribusi pada lingkungan tempat kerja yang negatif . Ini sering menghasilkan reputasi majikan yang buruk. Dan siapa yang mau bekerja di perusahaan yang gagal membayar karyawan dengan lancar?

Masalah dalam mempertahankan karyawan dan menarik talenta baru itu mahal harganya. Pertimbangkan kerumitan dan biaya perekrutan, wawancara, orientasi, dan pelatihan kandidat baru.

Itulah sebabnya, untuk daya tarik dan retensi bakat yang lebih baik serta menekan biaya bisnis, bisnis memerlukan sistem penggajian yang modern dan andal .

Sistem seperti itu juga akan membantu Anda menghindari pengiriman pesan ke penyedia penggajian Anda untuk memastikan mereka memiliki data penggajian yang terkini dan benar. Hindari proses yang tidak efisien ini dengan alat yang dapat langsung mendeteksi data yang salah.

Kesalahan penggajian #8: proses penggajian memperlambat pertumbuhan Anda

Proses manual bukanlah penggerak bisnis. Justru sebaliknya, mereka membebani organisasi terlalu banyak dalam jangka panjang dan memperlambatnya. Salah satu contohnya adalah mengelola penggajian.

Kenyataannya adalah bahwa pekerjaan manual menghabiskan lebih dari sekadar waktu. Pertimbangkan ini:

1.   Anda perlu menggunakan SDM Anda untuk tujuan operasional dan strategis

2.   Anda membutuhkan pengawas dari seluruh proses

3.   Semua karyawan itu sering sibuk dengan tugas dan proyek lain

Selain itu, perhitungan yang rumit meningkatkan biaya pemrosesan penggajian dan risiko kesalahan. Hal ini memengaruhi tim SDM Anda karena mereka memiliki lebih sedikit waktu untuk berfokus pada hal yang mendorong bisnis Anda: orang.

Tidak diragukan lagi: proses penggajian yang tidak efisien memperlambat pertumbuhan bisnis Anda.

Dapatkan gaji Anda tepat di realitas saat ini

Memastikan penggajian Anda berfungsi dengan benar (dan lancar) sangat penting dalam Pengunduran Diri Hebat. Meskipun kita hidup selama kemerosotan ekonomi , karyawan terus meninggalkan pekerjaan mereka.

Apa yang penting bagi karyawan dalam Pengunduran Diri Hebat?

 

·      Kompensasi

·      Fleksibilitas, termasuk jam kerja fleksibel dan kerja jarak jauh

·      Keseimbangan kehidupan kerja

·      Manfaat kesehatan mental dan kesejahteraan

·      Kebermaknaan dalam bekerja

·      Kemajuan karir

·      Budaya positif

8 kesalahan penggajian terbesar: kesimpulan

Untuk meminimalkan risiko kesalahan dan kesalahan penggajian, Anda memerlukan proses penggajian yang lancar . Melakukan penggajian secara manual terlalu berisiko akhir-akhir ini. Untungnya, ada alternatif untuk praktik usang, tidak efisien, dan seringkali tidak akurat ini.

RC Electronic, CV menawarkan layanan penggajian otomatis yang mudah dengan dukungan tim ahli penggajian yang berdedikasi untuk membantu Anda:

·      Kurangi kesalahan penggajian dan tingkatkan sistem penggajian Anda

·      Akhiri kekacauan penggajian dan SDM dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan seperti entri atau perhitungan data manual

·      Pekerjakan dan bayar orang dengan cara yang lebih murah, mudah, dan otomatis

·      Hubungkan semua sistem terkait SDM Anda dan integrasikan ke dalam satu proses otomatis

·      Luangkan waktu untuk aktivitas strategis dan keterlibatan karyawan

 

Solusi penggajian yang tepat adalah memudahkan manajemen penggajian. Otomatisasi dikombinasikan dengan dukungan ahli membuat segalanya lebih mudah.

Perusahaan Anda masih menggunakan sistem penggajian secara manual dan ingin beralih ke otomatisasi penggajian ? Konsultasikan pada kami Ahlinya “KLIK DISINI” untuk berkonsultasi secara GRATIS!